Para começar, mentalize-se de que irá perder horas a delinear o seating plan perfeito, pois não faltam pormenores dos quais não se pode esquecer: quem é amicíssimo de quem, quem não se dá bem com quem e quem de todo não suporta quem. Mas vejamos então por onde começar e como delinear a sua “estratégia” para sair airosa desta “batalha” necessária.
Definir o tipo de serviço
O tipo de serviço que escolherem para o vosso casamento será importante para a elaboração do vosso seating plan. Vai ser à inglesa, à francesa ou à americana? As diferenças entre cada um deles? Nós explicamos:
No serviço à inglesa um funcionário servirá cada um dos convidados diretamente de uma travessa ou bandeja de mão ou com o auxílio de um carrinho de apoio. Trata-se, talvez, do tipo de serviço mais comum e tradicional, não perdendo requinte e sobriedade.
O serviço à francesa é comummente conhecido como serviço empratado, onde cada convidado será servido com o seu próprio prato pelo pessoal de serviço, vindo diretamente da cozinha, elaborado e bem decorado pelo chef.
Por fim, o serviço à americana é o chamado buffet. Este consiste em diversas estações de pratos - entradas, saladas, quentes, frios e sobremesas - devidamente apoiadas por material de serviço - pratos, talheres, copos -, nas quais os convidados se servirão do que bem entenderem.
Confirmações e plano das mesas
Para que o seu seating plan não complique terá de ter em atenção as seguintes questões:
Ou sim ou sopas: a confirmação de presença por parte dos convidados é essencial. E, verdade seja dita, quanto mais cedo souber, mais simples será a tarefa de sentar aquele convidado ou aquela família.
O número de convidados: queira saber sempre quais o número mínimo e máximo para cada uma das mesas da receção.
Manter a ordem: a cada mesa deverá corresponder um nome ou um número. O ideal é desenhar o número de mesas numa cartolina, nomeá-las ou numerá-las, e ir colocando os nomes dos convidados que ocuparão determinado lugar em cada uma das mesas.
Sim aos grupos: agrupe os familiares e amigos mais chegados nas mesas que estiverem mais próximas da mesa dos noivos e os restantes convidados em diferentes mesas. Quem não se fala? Quem não irá acompanhado ao casamento? Estas são duas das perguntas que, por exemplo, não podem deixar de fazer enquanto traçam a marcação de lugares.
Mesa para os mais pequenos: se, na vossa celebração, estiver presente um número praticamente incontável de crianças, opte por uma mesa onde possa sentar todas elas. Além de deixarem a maior parte dos pais mais confortáveis, a verdade é que os mais pequenos vão divertir-se como ninguém - principalmente se estiver também presente uma pessoa destinada a acompanhá-las e a acompanhar as suas refeições.
Atenção redobrada: idosos, grávidas ou pessoas com mobilidade reduzida deverão ser sentadas em locais de fácil acesso. Evite escadas ou um qualquer tipo de desnível e, se possível, assegure-se de que, por perto, existe uma casa-de-banho.
Mesa para a equipa contratada: reserve sempre uma mesa para todos aqueles que estarão a trabalhar, fazendo com que o sonho se torne realidade. Wedding planner, fotógrafo, videógrafo ou DJ: todos merecem uma pausa para descansar e se alimentar.
As vantagens e desvantagens dos lugares marcados
O lugar marcado à mesa garante que:
Não existam disputas: ninguém se descabelará porque o lugar ao lado do tio Manuel ou da prima Margarida estão já ocupados. Cada um terá o seu, previamente pensado e, ponto final.
Seja fácil a distribuição das lembranças de casamento: claro que a distribuição das lembranças de casamento torna-se, assim, mais fácil. Se for uma lembrança de família, poderá colocar uma apenas, por cada chefe de família, com uma pequena nota de agradecimento. Se, por outro lado, se tratarem de lembranças individuais, poderá colocá-las nos respetivos pratos - incluindo-as como elemento decorativo.
Exista organização: neste caso, organização é sinónimo de sofisticação e bom-gosto. Um belo marcador de mesa pode ser sim, o apontamento WOW, que mais charme trará à vossa receção.
Por outro lado isto também pode trazer algumas desvantagens para os convidados como é o caso dos seguintes aspetos:
Lugar atribuído: Preste a máxima atenção a cada pormenor na organização e no planeamento do vosso seating chart. Imagine a vergonha de sentar lado a lado duas pessoas - ou duas famílias - que cortaram relações ainda antes de vocês nascerem... Não querem passar por isso, pois não? (Ou sequer pensar nisso...)
Distância da pista de dança, bar e mesa presidencial: haverá sempre quem não goste de ficar longe - ou perto - destes locais. Quer seja porque querem dançar a noite inteira, porque querem beber a noite inteira ou porque querem admirar os noivos a noite inteira.
Cada um no seu lugar
E para que cada um não perca o Norte eis alguns aspetos a ter em conta:
Ter um marcador de lugar: no marcador de lugar consta o nome do convidado apenas. É colocado sobre a mesa ou sobre o prato da pessoa em questão e estabelece qual o exato sítio onde esta deverá sentar-se. É combinado, frequentemente, com o cartão de escolta ou com o seating chart.
Apostar no cartão de escolta: o cartão de escolta é colocado num suporte visível, na entrada, preferencialmente, do local da receção, e contempla o nome do convidado e o número da mesa que lhe corresponde, podendo ele sentar-se, dentro dessa mesma mesa, onde lhe parecer melhor, se o seu lugar não estiver definido por um marcador de lugar.
Ter o Seating chart visível: o seating chart é um mapa do local da receção, também colocado, preferencialmente, na entrada, que apresenta o número de cada uma das mesas e, dentro dessas, o nome de cada um dos convidados, que lhe correspondem, podendo de igual forma, as pessoas em questão, sentarem-se onde bem entenderem, caso na mesa não haja qualquer indicação em contrário.
O truque final
Tranquilidade é a palavra mágica que a ajudará a não perder todas as estribeiras e mais algumas quando estiver a braços com as cadeiras.
Aposte na originalidade e coloque as mãos na massa. Empenhe-se de alma e coração e não duvide, nem por um segundo, de que os seus convidados vão adorar o seu seating chart.
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