HealthNews (HN) – Como se iniciou e evoluiu o processo de faturação eletrónica?

Pedro Costa (PC) – A implementação da faturação eletrónica no Hospital de Braga decorre da entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, que estabelece o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos.

Este processo arrancou em 2020, numa lógica de projeto multidisciplinar, com a participação dos serviços financeiros e de alguns serviços operacionais como o Serviço de Logística e Farmácia. A equipa de projeto integrava ainda representantes do broker contratado para implementar a solução de faturação eletrónica e do fornecedor do sistema de gestão aplicacional do Hospital de Braga.

A implementação de um projeto desta natureza num hospital com a nossa dimensão implicou ultrapassar com sucesso um conjunto de desafios de natureza regulatória, funcional e técnica. Em 2021, arrancámos com este processo em produção e começámos a receber e processar faturas em formato eletrónico por parte dos nossos fornecedores. A obrigatoriedade legal foi mobilizadora para as empresas que se encontravam obrigadas a enviar as faturas em formato eletrónico, mas temos verificado uma adesão voluntária por parte de pequenas e médias empresas que reconhecem os méritos deste processo e não vão aguardar pela obrigatoriedade legal, que, entretanto, já se prolongou até janeiro de 2025.

Decorridos três anos desde a implementação da faturação eletrónica no Hospital de Braga, verificamos com satisfação que 90% das faturas emitidas pelos nossos fornecedores são transmitidas em formato eletrónico, e aproximadamente 72% são integradas automaticamente no nosso sistema de gestão aplicacional. Entre 2022 e 2023, o hospital registou um aumento de 22% no número de faturas recebidas de forma eletrónica.

HN – A nível de benefícios, e começando pela redução de custos, conseguem apresentar-nos resultados?

PC – Receber uma fatura em formato eletrónico permite, efetivamente, uma redução de custos comparativamente com a receção de uma fatura em formato papel. Eliminamos custos na gestão do expediente, na medida em deixamos de abrir, registar e protocolar cartas com faturas. Eliminamos custos na conferência, na medida em que deixamos de carimbar, organizar e registar as faturas em sistema. Eliminamos custos com o arquivo documental, na medida em que as faturas ficam disponíveis em sistema para consulta imediata.

Importa sinalizar que os benefícios não se esgotam na redução direta dos custos. Permite também uma gestão mais eficiente dos meios humanos e técnicos administrativos, na medida em que a capacidade instalada não fica dependente do aumento do número de faturas processadas. Este processo tem permitido ainda minimizar o número de faturas extraviadas, reduzir o número de faturas com erros, simplificar o processo de conferência de faturas e facilitar a consulta de documentos.

HN – Diria que o projeto só tem benefícios?

PC – Um projeto desta natureza coloca-nos também muitos desafios. Garantir a integração do sistema informático dos nossos fornecedores com o nosso broker e com o nosso sistema de gestão aplicacional e assegurar que a informação circula de acordo com as regras e formalidades legais estabelecidas é um enorme desafio.

Para além disso, a implementação de um processo de faturação eletrónica tem naturalmente custos de implementação e manutenção que devem ser acautelados, mas que em nada comprometem os benefícios gerados pela sua implementação.

HN – Para os hospitais do Serviço Nacional de Saúde, qual é a importância de continuar a avançar neste processo de desmaterialização e de faturação eletrónica?

PC – Em primeira instância, compete às entidades públicas, em geral, e aos hospitais do Serviço Nacional de Saúde, em particular, a responsabilidade de promover junto dos seus fornecedores a obrigatoriedade da faturação eletrónica no âmbito da execução dos contratos públicos.

Mas, mais importante do que centrar a atuação no plano legal, os hospitais devem ser parte ativa no desenvolvimento de um ecossistema de transição digital, desenvolvendo iniciativas que permitam promover as virtudes deste processo de transição no SNS e na administração pública.

A desmaterialização documental é uma preocupação que deve constar na agenda de todos os hospitais do SNS, e a comunicação documental eletrónica é, efetivamente, uma iniciativa que produz um impacto significativo na diminuição da circulação de papel nas organizações, passando uma mensagem importante em matéria de sustentabilidade ambiental.

Por outro lado, a implementação da faturação eletrónica representa uma oportunidade de reorganização e modernização administrativa dos processos de contas a pagar, com impacto na gestão do ciclo da despesa dos hospitais e no ciclo da receita dos fornecedores da administração pública.

Referir ainda que a comunicação em formato eletrónico não serva apenas para transmitir faturas. No Hospital de Braga, por exemplo, alargámos este processo de comunicação a outros documentos e já é possível enviar notas de encomenda em formato eletrónico para os nossos fornecedores. Acreditamos que, a médio prazo, a comunicação em formato eletrónico tem potencial para gerar ainda mais valor para os hospitais do SNS.

HN – De momento, quais são as responsabilidades desta equipa do Hospital de Braga?

PC – O processo de faturação eletrónica no Hospital de Braga está completamente estabilizado e com resultados que nos deixam muito satisfeitos. Compete aos serviços financeiros a responsabilidade pelo acompanhamento da plataforma, nomeadamente a monitorização do processo de adesão de novos fornecedores, a análise e tratamento de erros de transação e a produção de indicadores de desempenho.

Com o alargamento do prazo legal para implementação de faturação eletrónica para 01 de janeiro de 2025, cumpre-nos continuar a promover a adesão voluntária à solução de faturação eletrónica de micro, pequenas e médias empresas, através da divulgação dos benefícios e das vantagens que este processo gera para as empresas fornecedoras do Hospital de Braga.

As empresas mais tradicionais, com estruturas mais reduzidas e tecnologicamente menos sofisticadas são mais resistentes à mudança, e com os sucessivos adiamentos da obrigatoriedade de adesão tendem a colocar este processo como secundário.

Contudo, reconhecem na faturação eletrónica benefícios associados à gestão do ciclo da receita das empresas, garantindo a execução do processo com maior qualidade e controlo, menor custo, menor tempo de processamento e de forma mais segura, com impacto direto no prazo médio de recebimentos das empresas que fornecem o Hospital de Braga.

Em suma, a adesão à faturação eletrónica deve ser encarada pelos parceiros do Hospital de Braga como uma oportunidade para elevar a competitividade das empresas e um importante contributo para a sustentabilidade ambiental.

HN/RA